Startdatum: in overleg, richtlijn 1 maart 2026
Locatie: Eindhoven
Uren: 0,5 fte (met piekbelasting richting festivalperiode)

Over GLOW

GLOW is het jaarlijkse lichtkunstfestival in Eindhoven dat internationale lichtkunst verbindt met de stad, haar bewoners en partners. Inmiddels breidt GLOW zich ook meer uit in de regio. De organisatie werkt projectmatig, in een compact team, met een sterke focus op samenwerking, zorgvuldigheid en maatschappelijke inbedding.

Voor de voorbereiding en uitvoering van GLOW zoeken wij een Office & Project Support die zorgt voor continuïteit, overzicht en ondersteuning binnen de organisatie.

Doel van de functie

De Office & Project Support ondersteunt GLOW op secretarieel, organisatorisch en operationeel niveau. De functie is gericht op het borgen van structuur, voortgang en dagelijkse organisatie, met een duidelijke focus op de voorbereiding en uitvoering van het festival. Het betreft een ondersteunende en coördinerende rol.

Wat we jou bieden

• Een gevarieerde functie binnen een toonaangevend cultureel festival;
• Samenwerking in een betrokken en professioneel team;
• Ruimte voor eigen initiatief;
• Marktconforme arbeidsvoorwaarden met een salaris binnen de range van €2.770 en €4.034 bruto bij fulltime dienstverband van 38 uur, passend bij wat je meebrengt aan ervaring en vaardigheden.

Wat je gaat doen

Jouw werkzaamheden zijn veelzijdig en afwisselend. Je zal verantwoordelijk zijn voor de volgende taakgebieden: 

Secretarieel en organisatorisch

• Je beheert de agenda’s van directie en kernteam;
• Je bent verantwoordelijk voor het contractbeheer van kunstenaars en partners;
• Je verzorgt de voorbereiding, notulen en opvolging van teamoverleggen en projectvergaderingen;
• Je verwerkt de inkomende en uitgaande post;
• Je ondersteunt bij subsidieaanvragen;
• Je draagt zorg voor de HR en salarisadministratie;
• Je ondersteunt allround rondom partnerships;
• Je coördineert GLOW Vrienden en organiseert de Vriendenavond;
• Je stuurt het facturatieproces aan richting Finance.

Office & facilitaire ondersteuning

• Je beheert het algemene GLOW-e-mailadres;
• Je signaleert organisatorische en facilitaire knelpunten binnen kantoor;
• Je draagt zorg voor het voorraadbeheer van kantoor- en productiematerialen;
• Je coördineert en plant facilitaire zaken en bestellingen.

Hospitality & publieksmomenten

• Je ondersteunt allround tijdens piekperiodes en de productieweek van GLOW waar nodig. 
• Je bent aanwezigheid bij GLOW-momenten zoals Preview, Opening, Vriendenavond en interne productiemomenten.
• Je boekt vluchten en accommodaties voor kunstenaars.
• Je ondersteunt bij de organisatie van Preview-, Vrienden- en Openingsevents.
• Je coördineert de Hosts in samenwerking met het productieteam.

Jouw profiel

Wij zoeken iemand die het volgende meebrengt:

• Je bent sterk in plannen, structureren en organiseren;
• Je werkt nauwkeurig en bewaart overzicht in een dynamische omgeving;
• Je bent communicatief vaardig en schakelt makkelijk met verschillende stakeholders;
• Je hebt ervaring in een ondersteunende, coördinerende of office support rol;
• Je bent flexibel inzetbaar, met begrip voor piekbelasting richting festivalperiode;
• Je hebt affiniteit en bij voorkeur ook ervaring met cultuur, evenementen en/of projectorganisaties.

Geïnteresseerd?

Ben jij geïnteresseerd in onze beschikbare rol? We horen graag van je! Je kan tot 16 februari reageren via info@gloweindhoven.nl